Коммуникация

13 правил коммуникации: уважение рождает уважение

Конечно, я не в праве никого учить и воспитывать, но я все же скажу – если вы ждете уважения, если вы хотите работать в цивилизованной среде, будьте первыми – проявите уважение и сами ведите себя как цивилизованный профессионал.

Я пишу это не от лица идеального и непогрешимого гуру. Я та, кто изредка может неделю не отвечать на письмо. Я та, кто может невнимательно прочитать что-то и пристать с глупыми вопросами. Я человек, которого очень старались воспитать хорошо и которого научили быть вежливым, но, к сожалению, не научили строить коммуникацию. Долгое время я сталкивалась с серьезными проблемами в деловом и околоделовом общении, каждый новый контакт давался мне с большим трудом.

Но у меня есть отличное чутье на неуместность и неадекватность поведения, даже если это поведение – мое собственное. И я учусь каждый день, учусь на своих ошибках и на ошибках других. Ведь, однажды испытав все те неприятные эмоции, которые связаны с нецивилизованным поведением в твой адрес, ты уже не хочешь доставлять те же переживания другим, не хочешь тратить чужое время понапрасну и эксплуатировать чужое терпение.

Всего несколько вопросов, простых и очевидных, казалось бы, это азбука. Но каждый день каждый из нас не раз и не два сталкивается с тем, что столь очевидные вещи вдруг оказываются не очевидными.

ВЫ ОТВЕЧАЕТЕ НА ВСЕ ПИСЬМА И ЗВОНКИ?

Я не имею ввиду спам! Как быстро? Вы всегда берете трубку, когда вам звонят по делам? Если вы не можете ответить в течение одного-двух дней из-за нехватки времени или вам недостаёт какой-то информации, чтобы дать полный ответ, – напишите об этом! Если на письмо можно ответить сразу после прочтения – ответьте сразу, это не займет много времени, но очистит немного места в вашем мозгу. Если вы не взяли трубку – найдите возможность перезвонить.

ВЫ СДЕЛАЛИ ВАШЕ «ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ»?

Вы внимательно изучаете всю открытую информацию прежде, чем задать вопрос? Вы внимательно читаете или слушаете ответы на ваши вопросы?

А перечитать? :) Убедитесь, что вообще обращаетесь по адресу. Потратьте ваше бесценное время, чтобы приписать имя получателя, если шлете типовое письмо. Подготовьтесь к деловой встрече, чтобы не спрашивать о том, что можно легко узнать самостоятельно. Конечно же, справочные службы банков или горячие линии сетевой косметики работают для того, чтобы спрашивать у них всё, что вам угодно. Но если речь о сотрудничестве с конкретным человеком, а особенно если вас просто распирает любопытство и вы решились обратиться с вопросом, убедитесь, что сначала сделали «домашнюю работу». Ваше время не дороже времени другого человека! Если вам кажется наоборот, то вам кажется.

К ВАШЕЙ ЦЕЛИ ТОЧНО НЕТ ДРУГОГО ПУТИ , КРОМЕ КАК ОБРЕМЕНИТЬ ДРУГОГО?

Вы уверены, что нет другого, более очевидного или более самостоятельного способа получения информации, чем «обратиться к Васе, который точно это знает, а если и не знает, то и ладно, я хотя бы попытался»? Этот пункт вытекает из предыдущего. Чаще всего, подобный ход мыслей означает лишь то, что вы лентяй, который хочет свалить свою работу на другого человека. И не так уж важно, друг это или просто «человек из Интернета», – почему бы не попытаться найти ответ самостоятельно или «купить» его в виде книги, инфо-продукта, мастер-класса, персональной консультации того же человека, к кому вы обратились просто так? Иногда люди рады помочь, в том числе, безвозмездно, но это их прерогатива, а не обязательство. И если они помогают – это заслуживает благодарности. Про благодарность см. ниже. И если они не помогают – это тоже заслуживает благодарности, так как учит нас самостоятельности и независимости.

ВЫ УМЕЕТЕ ОТКАЗЫВАТЬ?

Отказ необходимо сформулировать, и это возможно сделать так, чтобы оставить о себе наилучшее впечатление. Просто игнорировать ответы, которые вас не устраивают, недопустимо! Во-первых, ваш отказ – не обязательно конец коммуникации и крест на сотрудничестве. Он может побудить вторую сторону к компромиссам или хотя бы дать ей бесценную обратную связь.

Люди, которые посылают запросы о сотрудничестве и пропадают после получения ответа об условиях, производят впечатление неадекватных, серьезно. Либо они прячутся от необходимости отказа, либо просто не ставят тебя ни во что, не считая нужным озвучивать отрицательное решение и игнорируя неудобства твоего подвешенного состояния. Оба варианта – не предел мечтаний, правда? Особенно когда первое письмо сообщало нам, что именно с вами этот человек хочет работать и никого другого в этой роли не видит (хорошо, если выполнен пункт про замену имени!).

Конечно, не обязательно отвечать на 40 прайсов компаний по остеклению окон, которые вы запросили, и другие подобные сообщения. Хотя, вообще-то, не так это сложно. И, конечно, вы можете не отвечать на заведомо идиотские предложения. Хотя отправить 2 строки: «Спасибо за ваше письмо, в настоящее время это для меня не актуально, хорошего дня!» – это ведь тоже тот ещё титанический труд. Поверьте, это, вообще-то, гораздо быстрее и, тем более, экологичнее, чем думать про себя «вот идиот, что за бред он мне прислал?».

Но если вы инициируете коммуникацию о сотрудничестве, ваш отказ – знак уважения ко времени, потраченному на вас, который дает другому человеку возможность двигаться дальше и, возможно, становиться лучше.

ВЫ РЕАЛИСТИЧНЫ В СВОИХ ОБЕЩАНИЯХ?

Не занижайте стоимость своей работы, чтобы потом каждый раз не переживать, что продешевили. Не обманывайте себя, что будете всё отведенное на выполнение работы время сидеть и работать без сна, отдыха и еды. Если это не первый ваш опыт, вы знаете, сколько на самом деле нужно времени, что вы можете, а что нет и как вообще обстоят дела. Не обманывайте вторую сторону, но, в первую очередь, не лгите себе.

ВЫ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫ В СПОСОБЕ СВЯЗИ? ФИКСИРУЕТЕ ВСЕ ХОДЫ?

Сбивчивая коммуникация, размазанная по разным каналам связи, очень осложняет дальнейшую работу. Поэтому на запрос, отправленный по почте, лучше всего отвечать по почте, если в письме не указано иное. Сейчас все – друзья всех во всех возможных социальных сетях, но все-таки если для каких-то вопросов рекомендуется или, тем более, уже выбран один канал, лучше придерживаться его, чтобы не разыскивать куски дискуссий по всем площадкам.

Все оговоренное вами в телефонных разговорах лучше тут же собирать в нумерованный список и отправлять собеседнику по почте. И лучшим завершением подготовительного этапа работ является составление одной из сторон своего рода «контракта», даже если реальный контракт не предусмотрен. Это может быть просто четкое письмо, которое оговаривает все аспекты вашего сотрудничества, которое подтверждает, корректирует или дополняет вторая сторона. С этим гораздо легче жить, серьезно!

ВЫ ОТВЕЧАЕТЕ НА ВСЕ ВОПРОСЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В ПИСЬМЕ, ИЛИ ТОЛЬКО НА ПОСЛЕДНИЙ?

Этот грех водится почти за всеми. Как бы старательно вопрошающий ни нумеровал свои вопросы и ни разбивал письма на абзацы, вероятность, что часть ответов он не получит, стремится к плюс бесконечности. Лично я практически отказалась от практики задавать несколько вопросов одновременно (если это не письменное интервью, конечно). Так просто надежнее. Но все-таки, когда отвечаете на письмо, убедитесь, что отвечаете на всё письмо, а не только на любимые или «удобные» его части.

ВЫ НЕ ХВАТАЕТЕСЬ ЗА ВСЕ ПОДРЯД?

Проекты, которые вам не по душе, вы будете делать без отдачи, срывая сроки, выдавая посредственный результат и, в конечном счете, гробя свои нервы и репутацию. Ищите «своего» клиента и заказчика и работайте над тем, чтобы ему соответствовать.

ВЫ НЕ ПРОПАДАЕТЕ НА НЕОПРЕДЕЛЕННЫЙ СРОК?

Какие бы причины за этим ни стояли, исчезать на неопределенный срок или совсем прерывать коммуникацию до её логического завершения – это ужасно неприлично и инфантильно. Если вы не знаете, что ответить, так и ответьте, возьмите тайм-аут и не нарушайте вами же оговоренный срок молчания! Если не успеваете вовремя выполнить работу – найдите в себе силы предупредить об этом, это выглядит гораздо лучше и ответственнее, чем ваши таинственные исчезновения.

Все ваши истории про невероятные обстоятельства, болезни, ваши или родных, пожары, потопы и «собака съела мое сочинение» ваш адресат, почти уверена, слышал уже не раз. Даже если это правда – это не важно. Сейчас его волнуют не причины, а дальнейшие перспективы. И главное – делайте выводы и больше не ставьте себя в ситуацию, где вам придется врать, изворачиваться и прятаться.

ВЫ ИЗВИНЯЕТЕСЬ ЗА СВОИ ОШИБКИ?

Срыв сроков, предоставление неточной информации, неспособность исполнить взятые на себя обязательства – все это случается с нами, ведь мы все люди. Умение признать ошибку и достойно разрулить конфликт куда важнее и ценнее, чем сверх-способность, страхующая от ошибок в принципе. Очень часто люди оправдываются, но не делают этой самой очевидной вещи – не приносят извинений.

ВЫ ГОВОРИТЕ «СПАСИБО» И «ПОЖАЛУЙСТА»?

Вежливость ничего не стоит, и все-таки она бесценна. Наверное, научить взрослых людей этому нельзя, а вот научиться – можно. Вежливость – это вербальное выражение ваших чувств. «Спасибо –  это знак благодарности, а «будьте любезны» – это уважение к усилиям того, к кому вы обращаетесь с просьбой. Не больше и не меньше. Это никакая не условность, это означает – называть вещи своими именами. Если в вашем случае это не так и подобные чувства вам не знакомы, fake it till you make it!


ВЫ СТАВИТЕ ПРАВИЛЬНУЮ ТОЧКУ В КОММУНИКАЦИИ?

Вы завершаете работу над совместными проектами обратной связью и обменом благодарностями за сотрудничество? Этот этап не так важен, как обсуждение условий, но он позволяет обеим сторонам вынести из совместной работы максимум, получив моральное удовлетворение, качественную оценку своего профессионализма и твердый фундамент для дальнейшего общения, как профессионального, так, быть может, и личного, почему бы и нет?

ВЫ НЕ ПУТАЕТЕ ИМЕНА СВОИХ АДРЕСАТОВ?

Уверена, что нет, но все-таки проверьте на всякий случай!

 

Каждый из нас живет, укутанный в толстый слой собственных интересов и мотивов, а также стереотипов и заблуждений. За редкими исключениями мы избегаем ставить себя на место других людей. Кто-то совершенно осознанно плюет на чужие интересы и чувства, кто-то в принципе о них не думает, кто-то приписывает другим собственные мысли, но факт в том, что в большинстве ситуаций мы видим себя эдакими героями компьютерных игр, проходящими уровни и побеждающими монстров, забывая, что наши монстры – живые люди, с которыми можно и нужно выстраивать взаимоотношения.

Даже если это микро-взаимодействие на уровне цепочки из трех писем, вы можете потратить кучу своего и чужого времени впустую и запомниться как идиот, а можете заложить фундамент для плодотворных и уважительных отношений. Да и верите вы в карму или нет, а закон сохранения энергии существует и работает во всю. И мы всегда в конечном итоге получаем от мира то, что отдаем. Ну, а выбор, конечно, за вами!

Предыдущий пост Следующий пост

Интересные публикации по теме